Contabilidade de custos de software de computador

O software de computador conduz o mundo. As empresas utilizam software para contabilizar as transacções, comunicar com colegas e clientes, e conceber e fabricar novos produtos. Uma coisa é clara: sem software, estaríamos perdidos.

Contabilização dos custos associados à aquisição de software, contudo, pode ser menos do que simples.

Neste artigo, vamos delinear algumas coisas que uma empresa terá de considerar ao adquirir ou implementar novo software para seu próprio uso e como contabilizar essas transacções.

Fundamentals

P>Peçamos com o básico.

FASB (Financial Accounting Standards Board) define um activo como algo que tem benefícios económicos futuros que uma determinada entidade obtém ou controla como resultado de transacções ou eventos passados.

Despesas são fluxos de saída ou outra “utilização” de activos ou incorrências de passivos (ou uma combinação de ambos) da entrega ou produção de bens, prestação de serviços, ou realização de outras actividades que constituem as operações principais ou centrais em curso da entidade.

Uma boa regra geral é que os activos irão beneficiar períodos futuros, enquanto as despesas beneficiam o período actual.

Uma entidade deve geralmente capitalizar um custo se beneficiar a entidade por um período superior a um ano e deve ter uma política de quando irá capitalizar o custo de um produto; geralmente, isto incluirá um custo mínimo de aquisição. A organização pode também capitalizar os custos de colocação do activo em serviço para a empresa, tais como o custo de transporte do activo para a organização, impostos e instalação.

Após uma organização determinar que deve capitalizar o custo, a direcção precisa de determinar como irá depreciar ou amortizar esse custo. Uma empresa terá de reduzir o valor contabilístico líquido de um activo nas suas demonstrações financeiras, depreciando ou amortizando esse custo ao longo da vida útil estimada do activo, porque a empresa utiliza o activo nas suas operações.

Depreciação e amortização são conceitos semelhantes. A depreciação está geralmente associada a uma redução nos custos de bens e equipamentos e a amortização está geralmente associada a uma redução nos custos de activos intangíveis, tais como uma lista de clientes ou goodwill.

alguns dos conceitos que discutiremos relativamente à contabilização dos custos de software são:

  1. Licença de software
  2. Contrato de serviço

Licença de software

Existem muitos tipos de software que incluem uma licença perpétua. A compra de software com uma licença perpétua permite ao utilizador/comprador de software utilizar o software durante um período de tempo indefinido, pagando uma única taxa. Este é o modelo tradicional de compra de software.

Uma empresa que compra software com uma licença perpétua, assumindo que esta satisfaz a política de capitalização de uma organização, irá geralmente capitalizar o custo de aquisição desse software. Para efeitos de demonstrações financeiras, a direcção terá de avaliar a vida útil estimada desse software e amortizar esse custo, utilizando um método de amortização aceitável, ao longo dessa vida útil. Uma empresa capitalizará também geralmente o custo de aquisição dessa licença para fins fiscais e amortizá-lo-á durante um período de 36 meses ou utilizará uma combinação das provisões da Secção 179 e da Secção 168(k) para imediatamente despender o custo ao preparar a sua declaração de impostos.

Benefícios do modelo de licença perpétua incluem custos definitivos e fixos e a capacidade de utilizar o software por um período de tempo indefinido.

Contrato de Serviços

Nos últimos anos, muitas empresas de software transferiram os seus modelos de receitas de uma licença perpétua para um modelo baseado em assinaturas. O software baseado em assinatura permite aos utilizadores (geralmente) pagar uma taxa mais baixa do que uma licença perpétua, mas dá ao utilizador o direito de utilizar o software durante um período de tempo finito, geralmente um ano. Se a empresa desejar continuar a utilizar o software, deve renovar a licença com o fornecedor por um período de tempo adicional uma vez expirado o prazo do acordo original.

A taxa que uma empresa paga a um fornecedor de software também pode incluir serviços não incluídos na licença, como actualizações ou suporte de software. Os benefícios do modelo de contrato de serviço incluem custos iniciais potencialmente mais baixos e ter sempre a versão mais actual do software utilizado.

Nomes alternativos para este modelo incluem “cloud computing” ou “Software as a Service (SaaS)”

Quando gastar?

Então, em termos gerais, uma empresa capitalizaria a compra de um software perpetuamente licenciado e gastaria os custos associados a um modelo baseado em assinaturas com um prazo de um ano ou menos.

Um contrato deve indicar explicitamente que o cliente está a pagar por uma licença para operar o software de modo a ser considerado uma licença de software. Caso contrário, a transacção é considerada um contrato de prestação de serviços e geralmente exigiria que uma empresa despendesse o custo no período em que a empresa assina o contrato.

Muitas vezes, contudo, há custos adicionais associados à aquisição de novo software. Como é que o software funciona, e será que o fornecedor necessitará de formar os empregados sobre a sua funcionalidade? Haverá uma transição de dados do software mais antigo para a versão actualizada?

FASB emitiu dois pontos de orientação nos últimos anos:

  1. FASB ASU 2015-05, Intangibles – Goodwill and Other – Internal-Use Software (Subtopic 350-40), Customer’s Accounting for Fees Paid in a Cloud Computing Arrangement. Esta orientação é eficaz para entidades não públicas para períodos anuais com início após 15 de Dezembro de 2015. Esta orientação é também aplicável apenas a software que uma empresa utilizará internamente; não se aplica a software destinado a ser vendido ou utilizado em investigação e desenvolvimento.
  2. ASU 2018-15, Intangibles – Goodwill and Other – Internal-Use Software (Subtopic 350-40), Customer’s Accounting for Implementation Costs Incurred in a Cloud Computing Arrangement That Is a Service Contract. ASU 2018-15 é eficaz para empresas não públicas por períodos anuais com início após 15 de Dezembro de 2020, com adopção antecipada permitida.

O passo crítico é determinar se um contrato é um contrato de licença ou de serviço. Se o contrato for um contrato de prestação de serviços, a empresa irá despender a maior parte dos custos. Se o contrato for uma licença, a empresa pode capitalizar, e subsequentemente amortizar, o custo da licença, instalação e testes, com custos tais como formação e manutenção a incorrer.

Uma empresa deve despender os custos internos e externos incorridos durante a fase preliminar do projecto. Exemplos de actividades nesta fase incluem a identificação de critérios e requisitos de desempenho do novo software, a entrevista e selecção de fornecedores que possam ser capazes de fornecer ou ajudar a fornecer o novo software, e a selecção de consultores para ajudar no desenvolvimento ou instalação do software. Os custos de formação e conversão de dados, excepto em circunstâncias limitadas, também devem ser imputados.

Uma empresa deve capitalizar os custos incorridos com software informático desenvolvido ou obtido para uso interno durante a fase de desenvolvimento da aplicação. Uma empresa entra na fase de desenvolvimento da aplicação quando 1) a fase preliminar do projecto estiver concluída e 2) a direcção se tiver comprometido a financiar o projecto de software e for provável que o projecto seja concluído e instalado.

Exemplos de custos que podem ser capitalizados são:

  • taxas pagas a terceiros por serviços prestados para desenvolver o software durante a fase de aplicação
  • Custos incorridos para obter o software
  • Custos de pagamento e custos relacionados para empregados que estão directamente associados ao projecto de software
  • Custos de viagem incorridos pelos empregados em relação ao desenvolvimento do software

Uma empresa deve incorrer em despesas gerais, administrativas e despesas gerais.

A gestão terá de avaliar de perto o calendário e a natureza dos custos incorridos ao começar a avaliar as alterações no seu software utilizado internamente. Existem oportunidades de tratamento favorável destes custos e as políticas e procedimentos da empresa para a contabilidade destes custos devem ser devidamente documentados num manual de contabilidade.

Perguntas Frequentes

1. Como se decide capitalizar o custo do desenvolvimento de software?

Existem vários factores a considerar ao decidir se ou quando capitalizar o custo de desenvolvimento de software, incluindo:

  1. Se o software será utilizado para fins internos ou se a empresa pretende vender o software aos clientes
  2. Se o custo é para uma licença ou acordo de tipo de serviço
  3. Os tipos de custos incorridos
  4. A fase de desenvolvimento em que a empresa se encontra quando incorre nos custos.

2. Como deve ser tratado o suporte e a manutenção se o suporte for agrupado no custo do software?

Numa transacção agrupada em que existem vários produtos identificáveis (como o software, suporte, actualizações, etc.), deve contabilizar esses produtos separadamente e atribuir o preço de compra com base nos seus valores justos relativos. Tome o seguinte exemplo:

  • Um vendedor cobra $10.000 por um pacote de software com tudo incluído e três anos de suporte e manutenção.
  • O vendedor cobra normalmente $9.000 por software sem qualquer suporte ou manutenção.
  • O fornecedor cobra tipicamente $2.000 por um pacote de suporte e manutenção similar de 3 anos.

Neste exemplo, a taxa de $10.000 deve ser atribuída $8.182 ($10.000 x ($9.000 / $11.000)) ao software e $1.818 ao pacote de suporte e manutenção. O utilizador capitalizaria o software e amortizaria os $8.182 ao longo da vida útil estimada do software e capitalizaria $1.818 para o suporte e manutenção, e amortizaria-o ao longo da sua vida útil, neste caso, um período de três anos.

3. O utilizador suportaria os custos capitalizados do software da mesma forma para o livro e impostos? Será isto semelhante ao que faria com software e software desenvolvido internamente?

As regras de impostos e GAAP exigem que segregue e classifique os custos em função da fase de implementação do software em que a empresa incorre o custo. O IRS emitiu o Rev. Proc. 2000-50 e a Circular 200236028 que exige que o contribuinte segregue custos tais como o preço de compra do software e outros custos relacionados (formação, apoio a fornecedores, migração de dados, etc.).

Este é um tratamento semelhante ao GAAP, onde certos custos devem ser capitalizados e depreciados ou amortizados ao longo da sua vida útil e outros devem ser uma despesa corrente. Note que isto está sujeito a debate, e aconselhamo-lo a falar connosco para garantir que não entra em conflito com as orientações GAAP ou IRS na aplicação das regras à sua situação.

4. Uma organização pode comprar um contrato de licença SaaS de três anos e amortizar este custo ao longo de três anos?

Sim, os vendedores oferecerão muitas vezes “descontos” para compras de vários anos e pagamento adiantado. A amortização do custo durante um período de três anos permitirá às organizações normalizar estes custos durante o mesmo período, em vez de ter um grande aumento de despesas para cobrir o acordo.

5. Como é que se gasta um custo de licença ao longo do acordo?

O custo da licença teria de ser capitalizado e amortizado ao longo da duração do acordo de licença. A despesa anual de amortização representaria qualquer parte da sua licença que fosse coberta por um período de 12 meses. Por exemplo, se comprasse uma licença de dois anos a 1 de Janeiro de 2020, a sua despesa de amortização de 2020 seria 50% do custo capitalizado (período de amortização de 12 meses dividido por 24 meses de licença = 50% da despesa de amortização).

6. Como calcula o custo da licença e a taxa de implementação? Tanto a licença como o contrato de serviço devem ser capitalizados e amortizados durante o mesmo período de tempo?

Na maioria dos casos, o custo da taxa de licença deve ser capitalizado e amortizado ao longo da sua vida útil estimada. O período de amortização deve incluir qualquer período abrangido por uma opção em que o cliente tenha razoável probabilidade de renovação. Os custos de implementação na fase de desenvolvimento da aplicação também devem ser capitalizados.

7. Quando um acordo de licenciamento está em calendário de renovação anual, é possível capitalizar a taxa de licenciamento durante um ano inteiro e amortizar o custo mensalmente?

sim.

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