Rozliczanie kosztów oprogramowania komputerowego

Oprogramowanie komputerowe napędza świat. Przedsiębiorstwa używają oprogramowania do księgowania transakcji, komunikacji ze współpracownikami i klientami oraz projektowania i wytwarzania nowych produktów. Jedno jest pewne: bez oprogramowania bylibyśmy zgubieni.

Rozliczanie kosztów związanych z nabyciem oprogramowania może być jednak mniej niż proste.

W tym artykule przedstawimy kilka rzeczy, które firma będzie musiała rozważyć przy nabywaniu lub wdrażaniu nowego oprogramowania na własny użytek oraz sposób rozliczania tych transakcji.

Podstawy

Zacznijmy od podstaw.

FASB (Financial Accounting Standards Board) definiuje aktywa jako coś, co ma przyszłe korzyści ekonomiczne, które dana jednostka uzyskuje lub kontroluje w wyniku przeszłych transakcji lub zdarzeń.

Koszty są wypływami lub innym „zużyciem” aktywów lub zaciągnięciem zobowiązań (lub kombinacją obu) z tytułu dostarczenia lub wytworzenia dóbr, świadczenia usług lub prowadzenia innych działań, które stanowią bieżącą główną lub centralną działalność jednostki.

Dobrą zasadą jest to, że aktywa przynoszą korzyści w przyszłych okresach, podczas gdy koszty przynoszą korzyści w bieżącym okresie.

Jednostka powinna generalnie kapitalizować koszt, jeżeli będzie on przynosił korzyści jednostce przez okres dłuższy niż jeden rok i powinna posiadać politykę określającą, kiedy będzie kapitalizować koszt produktu; generalnie będzie to obejmować minimalny koszt nabycia. Organizacja może również skapitalizować koszty wprowadzenia składnika aktywów do użytkowania w działalności gospodarczej, takie jak koszty transportu składnika aktywów do organizacji, podatki i instalacja.

Gdy organizacja zdecyduje, że powinna skapitalizować koszt, kierownictwo musi określić, w jaki sposób będzie amortyzować lub umarzać ten koszt. Jednostka gospodarcza będzie musiała zmniejszyć wartość księgową netto składnika aktywów w swoim sprawozdaniu finansowym poprzez amortyzację tego kosztu w ciągu szacowanego okresu użytkowania składnika aktywów, ponieważ jednostka gospodarcza wykorzystuje ten składnik aktywów w swojej działalności.

Amortyzacja i umorzenie są podobnymi pojęciami. Amortyzacja jest generalnie związana ze zmniejszeniem kosztów rzeczowych aktywów trwałych, a amortyzacja jest generalnie związana ze zmniejszeniem kosztów wartości niematerialnych i prawnych, takich jak lista klientów lub wartość firmy.

Kilka pojęć, które omówimy w odniesieniu do księgowania kosztów oprogramowania to:

  1. Licencja na oprogramowanie
  2. Umowa o świadczenie usług

Licencja na oprogramowanie

Istnieje wiele rodzajów oprogramowania, które zawierają wieczystą licencję. Zakup oprogramowania z licencją wieczystą pozwala użytkownikowi/kupującemu oprogramowanie na korzystanie z niego przez nieokreślony okres czasu poprzez uiszczenie pojedynczej opłaty. Jest to tradycyjny model nabywania oprogramowania.

Spółka, która nabywa oprogramowanie z licencją wieczystą, zakładając, że spełnia ono zasady kapitalizacji obowiązujące w danej organizacji, generalnie kapitalizuje koszt nabycia tego oprogramowania. Dla celów sprawozdania finansowego, kierownictwo będzie musiało ocenić szacowany okres użytkowania oprogramowania i amortyzować ten koszt, stosując akceptowalną metodę amortyzacji, przez ten okres. Firma będzie również generalnie kapitalizować koszt nabycia tej licencji dla celów podatkowych i albo amortyzować go przez okres 36 miesięcy lub wykorzystać kombinację przepisów Sekcji 179 i Sekcji 168(k), aby natychmiast obciążyć koszty przy sporządzaniu zeznania podatkowego.

Korzyści płynące z modelu licencji wieczystej obejmują ostateczne, stałe koszty i możliwość korzystania z oprogramowania przez nieokreślony czas.

Umowa serwisowa

W ostatnich latach wiele firm produkujących oprogramowanie przesunęło swoje modele przychodów z licencji wieczystej na model oparty na subskrypcji. Oprogramowanie oparte na subskrypcji pozwala użytkownikom (zazwyczaj) płacić niższą opłatę niż w przypadku licencji wieczystej, ale uprawnia użytkownika do korzystania z oprogramowania przez określony czas, zazwyczaj jeden rok. Jeśli firma chce kontynuować korzystanie z oprogramowania, musi odnowić licencję z dostawcą na dodatkowy okres czasu po wygaśnięciu pierwotnego terminu umowy.

Opłata, którą firma płaci dostawcy oprogramowania może również obejmować usługi nie zawarte w licencji, takie jak aktualizacje lub wsparcie oprogramowania. Korzyści z modelu umowy o świadczenie usług obejmują potencjalnie niższe koszty wstępne i posiadanie zawsze najbardziej aktualnej wersji wykorzystywanego oprogramowania.

Alternatywne nazwy dla tego modelu obejmują „cloud computing” lub „oprogramowanie jako usługa (SaaS).”

Kiedy ponosić wydatki?

Więc, ogólnie rzecz biorąc, firma skapitalizowałaby zakup oprogramowania objętego wieczystą licencją i poniosłaby koszty związane z modelem opartym na subskrypcji, którego okres obowiązywania wynosi jeden rok lub mniej.

Kontrakt musi wyraźnie wskazywać, że klient płaci za licencję na użytkowanie oprogramowania, aby można było uznać, że jest to licencja na oprogramowanie. W przeciwnym razie transakcja jest uznawana za umowę o świadczenie usług i generalnie wymaga od spółki poniesienia kosztu w okresie, w którym spółka podpisała umowę.

Wiele razy jednak pojawiają się dodatkowe koszty związane z nabyciem nowego oprogramowania. Jak działa oprogramowanie i czy sprzedawca będzie musiał szkolić pracowników w zakresie jego funkcjonalności? Czy nastąpi przejście danych ze starszego oprogramowania do zaktualizowanej wersji?

FASB wydała w ostatnich latach dwa punkty wytycznych:

  1. FASB ASU 2015-05, Wartości niematerialne – Wartość firmy i inne – Oprogramowanie do użytku wewnętrznego (Subtopic 350-40), Rachunkowość klienta w zakresie opłat uiszczanych w umowie dotyczącej przetwarzania w chmurze. Wytyczne te obowiązują dla jednostek niepublicznych dla okresów rocznych rozpoczynających się po 15 grudnia 2015 roku. Wytyczne te mają również zastosowanie wyłącznie do oprogramowania, które spółka będzie wykorzystywać wewnętrznie; nie mają zastosowania do oprogramowania przeznaczonego do sprzedaży lub wykorzystywanego w badaniach i rozwoju.
  2. ASU 2018-15, Wartości niematerialne – Wartość firmy i inne – Oprogramowanie do użytku wewnętrznego (Subtopic 350-40), Rachunkowość klienta w zakresie kosztów wdrożenia poniesionych w umowie dotyczącej przetwarzania w chmurze, która jest umową o świadczenie usług. ASU 2018-15 ma zastosowanie do niepublicznych jednostek gospodarczych dla okresów rocznych rozpoczynających się po 15 grudnia 2020 r., przy czym dopuszcza się wcześniejsze zastosowanie.

Krytycznym krokiem jest ustalenie, czy umowa jest umową licencyjną czy usługową. Jeżeli umowa jest umową o świadczenie usług, spółka poniesie większość kosztów. Jeżeli umowa jest licencyjna, spółka może skapitalizować, a następnie zamortyzować koszty licencji, instalacji i testowania, przy czym koszty takie jak szkolenia i konserwacja ponoszone są w miarę ich ponoszenia.

Spółka powinna ponosić koszty wewnętrzne i zewnętrzne poniesione na etapie projektu wstępnego. Przykłady działań na tym etapie obejmują identyfikację kryteriów wydajności i wymagań nowego oprogramowania, rozmowy i wybór sprzedawców, którzy mogą być w stanie dostarczyć lub pomóc w dostarczeniu nowego oprogramowania, oraz wybór konsultantów, którzy pomogą w opracowaniu lub instalacji oprogramowania. Koszty szkolenia i konwersji danych, z wyjątkiem ograniczonych okoliczności, powinny być również wydatkowane.

Spółka powinna kapitalizować koszty poniesione na oprogramowanie komputerowe opracowane lub otrzymane do użytku wewnętrznego na etapie opracowywania aplikacji. Spółka wchodzi w etap opracowywania aplikacji, gdy 1) zakończony jest wstępny etap projektu oraz 2) kierownictwo zobowiązało się do sfinansowania projektu oprogramowania i jest prawdopodobne, że projekt zostanie ukończony i zainstalowany.

Przykładami kosztów, które mogą być kapitalizowane są:

  • Opłaty uiszczane stronom trzecim za usługi świadczone w celu opracowania oprogramowania na etapie aplikacji
  • Koszty poniesione w celu uzyskania oprogramowania
  • Koszty wynagrodzeń i koszty powiązane dla pracowników, którzy są bezpośrednio związani z projektem oprogramowania
  • Koszty podróży poniesione przez pracowników w związku z opracowaniem oprogramowania

Spółka powinna ponosić koszty ogólne, administracyjne i ogólne.

Zarządzający będą musieli dokładnie ocenić czas i charakter poniesionych kosztów, gdy zaczną oceniać zmiany w swoim wewnętrznie używanym oprogramowaniu. Istnieją możliwości korzystnego traktowania tych kosztów, a polityka i procedury firmy dotyczące księgowania tych kosztów powinny być odpowiednio udokumentowane w podręczniku księgowości.

Wspólnie zadawane pytania

1. Jak zdecydować o kapitalizacji kosztów rozwoju oprogramowania?

Istnieje szereg czynników, które należy rozważyć przy podejmowaniu decyzji, czy lub kiedy kapitalizować koszty tworzenia oprogramowania, w tym:

  1. Jeśli oprogramowanie będzie wykorzystywane do celów wewnętrznych lub firma zamierza sprzedawać oprogramowanie klientom
  2. Jeśli koszt dotyczy licencji lub umowy typu usługowego
  3. Rodzaje ponoszonych kosztów
  4. Faza rozwoju firmy, na której znajduje się ona w momencie ponoszenia kosztów.

2. Jak należy traktować wsparcie i konserwację, jeśli wsparcie jest włączone do kosztu oprogramowania?

W przypadku transakcji wiązanej, w której występuje kilka możliwych do zidentyfikowania produktów (takich jak oprogramowanie, wsparcie, aktualizacje itp.), należy rozliczać te oddzielne pozycje indywidualnie i alokować cenę nabycia w oparciu o ich względne wartości godziwe. Weźmy następujący przykład:

  • Sprzedawca pobiera opłatę w wysokości 10 000 USD za pakiet oprogramowania typu „wszystko w jednym” oraz trzy lata wsparcia i konserwacji.
  • Sprzedawca zazwyczaj pobiera opłatę w wysokości 9 000 USD za oprogramowanie bez wsparcia i konserwacji.
  • Sprzedawca zazwyczaj pobiera opłatę w wysokości 2 000 USD za podobny 3-letni pakiet wsparcia i konserwacji.

W tym przykładzie opłata w wysokości 10 000 USD powinna być przypisana w wysokości 8 182 USD (10 000 USD x (9 000 USD / 11 000 USD)) do oprogramowania i 1 818 USD do pakietu wsparcia i konserwacji. Skapitalizowałbyś oprogramowanie i amortyzowałbyś 8 182 USD przez szacowany okres użytkowania oprogramowania oraz skapitalizowałbyś 1 818 USD na pakiet wsparcia i konserwacji i amortyzowałbyś go przez okres użytkowania, w tym przypadku przez okres trzech lat.

3. Czy potraktowałbyś skapitalizowane koszty oprogramowania tak samo dla celów księgowych i podatkowych? Czy jest to podobne do tego, co zrobiłbyś z oprogramowaniem i wewnętrznie opracowanym oprogramowaniem?

Zarówno zasady podatkowe, jak i GAAP wymagają wyodrębnienia i sklasyfikowania kosztów w zależności od etapu wdrożenia oprogramowania, na którym spółka ponosi koszt. IRS wydał Rev. Proc. 2000-50 i Letter Ruling 200236028, które wymagają od podatnika rozdzielenia kosztów takich jak cena zakupu oprogramowania i innych powiązanych kosztów (szkolenia, wsparcie dostawcy, migracja danych, itp.).

Jest to podobne do podejścia GAAP, gdzie pewne koszty powinny być kapitalizowane i amortyzowane przez okres ich użytkowania, a inne powinny być wydatkiem bieżącym. Należy pamiętać, że jest to przedmiotem dyskusji i radzimy porozmawiać z nami, aby upewnić się, że nie ma konfliktu z GAAP lub wytycznymi IRS w stosowaniu zasad do swojej sytuacji.

4. Czy organizacja może zakupić trzyletnią umowę licencyjną SaaS i amortyzować ten koszt w ciągu trzech lat?

Tak, dostawcy często oferują „rabaty” za zakupy wieloletnie i płatności z góry. Amortyzacja kosztów w okresie trzech lat pozwoli organizacjom na normalizację tych kosztów w tym samym okresie, a nie duży skok w wydatkach na pokrycie umowy.

5. Jak ponosić koszty licencji w trakcie trwania umowy?

Koszt licencji musiałby być kapitalizowany i amortyzowany przez okres trwania umowy licencyjnej. Roczny koszt amortyzacji będzie stanowić część licencji jest objęty 12-miesięcznym okresie. Na przykład, jeśli zakupiłeś dwuletnią licencję 1 stycznia 2020 r., Twój koszt amortyzacji w 2020 r. wyniesie 50% skapitalizowanego kosztu (12-miesięczny okres amortyzacji podzielony przez 24-miesięczny okres licencji = 50% kosztu amortyzacji).

6. Jak obliczyć koszt licencji i opłatę wdrożeniową? Czy zarówno licencja, jak i umowa serwisowa powinny być kapitalizowane i amortyzowane w tym samym okresie?

W większości przypadków koszt opłaty licencyjnej powinien być kapitalizowany i amortyzowany przez szacowany okres użytkowania. Okres amortyzacji powinien obejmować każdy okres objęty opcją, w przypadku której istnieje uzasadnione prawdopodobieństwo, że klient ją odnowi. Koszty wdrożenia na etapie rozwoju aplikacji również powinny być kapitalizowane.

7. Czy w przypadku, gdy umowa licencyjna jest na rocznym harmonogramie odnawiania, można kapitalizować opłatę licencyjną za cały rok i amortyzować koszt miesięcznie?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *