Boekhoudkundige verwerking van computersoftwarekosten

Computer software is de motor van de wereld. Bedrijven gebruiken software om transacties te administreren, met collega’s en klanten te communiceren en nieuwe producten te ontwerpen en te fabriceren. Eén ding is duidelijk: zonder software zouden we verloren zijn.

Het verantwoorden van de kosten die gepaard gaan met de aanschaf van software kan echter niet eenvoudig zijn.

In dit artikel geven we een overzicht van een aantal zaken waarmee een bedrijf rekening moet houden als het nieuwe software voor eigen gebruik aanschaft of implementeert en hoe het deze transacties moet verantwoorden.

Fundamentals

Laten we beginnen met de basis.

FASB (Financial Accounting Standards Board) definieert een actief als iets dat toekomstige economische voordelen heeft die een bepaalde entiteit verkrijgt of controleert als gevolg van transacties of gebeurtenissen in het verleden.

Uitgaven zijn uitstromen of ander “verbruik” van activa of het aangaan van verplichtingen (of een combinatie van beide) als gevolg van het leveren of produceren van goederen, het verlenen van diensten, of het uitvoeren van andere activiteiten die de lopende belangrijke of centrale bedrijfsactiviteiten van de entiteit vormen.

Een goede vuistregel is dat activa ten goede komen aan toekomstige perioden, terwijl kosten ten goede komen aan de huidige periode.

Een entiteit dient in het algemeen een kostprijs te activeren als deze de entiteit gedurende een periode van meer dan één jaar ten goede komt en dient een beleid te hebben ten aanzien van het moment waarop zij de kosten van een product zal activeren; in het algemeen zal dit een minimum aanschaffingskost omvatten. De organisatie mag ook de kosten van ingebruikname van het actief activeren, zoals de kosten van transport van het actief naar de organisatie, belastingen en installatie.

Als een organisatie eenmaal heeft bepaald dat ze de kosten moet activeren, moet het management bepalen hoe het die kosten zal afschrijven of afschrijven. Een bedrijf zal de nettoboekwaarde van een actief in de jaarrekening moeten verlagen door de kosten af te schrijven over de geschatte gebruiksduur van het actief, omdat het bedrijf het actief voor zijn activiteiten gebruikt.

Afschrijving en afschrijving zijn vergelijkbare concepten. Afschrijving wordt over het algemeen geassocieerd met een verlaging van de kosten van onroerende zaken en bedrijfsmiddelen en afschrijving wordt over het algemeen geassocieerd met een verlaging van de kosten van immateriële activa, zoals een klantenlijst of goodwill.

Een aantal van de concepten die we zullen bespreken met betrekking tot de boekhoudkundige verwerking van softwarekosten zijn:

  1. Softwarelicentie
  2. Servicecontract

Softwarelicentie

Er zijn veel soorten software die een eeuwigdurende licentie bevatten. De aanschaf van software met een eeuwigdurende licentie stelt de gebruiker/koper van de software in staat de software voor onbepaalde tijd te gebruiken tegen betaling van een eenmalig bedrag. Dit is het traditionele model voor de aanschaf van software.

Een bedrijf dat software aanschaft met een eeuwigdurende licentie zal, in de veronderstelling dat het voldoet aan het activeringsbeleid van een organisatie, over het algemeen de kosten voor de aanschaf van die software activeren. Ten behoeve van de jaarrekening zal het management de geschatte gebruiksduur van die software moeten evalueren en die kosten, met behulp van een aanvaardbare afschrijvingsmethode, over die gebruiksduur moeten afschrijven. Een bedrijf zal over het algemeen ook de aanschafkosten van die licentie voor belastingdoeleinden activeren en ofwel afschrijven over een periode van 36 maanden of gebruik maken van een combinatie van Sectie 179 en Sectie 168(k) bepalingen om de kosten onmiddellijk ten laste te nemen bij het opstellen van hun belastingaangifte.

Voordelen van het eeuwigdurende licentiemodel zijn onder meer definitieve, vaste kosten en de mogelijkheid om de software voor onbepaalde tijd te gebruiken.

Servicecontract

In de afgelopen jaren hebben veel softwarebedrijven hun verdienmodel verlegd van een eeuwigdurende licentie naar een op abonnementen gebaseerd model. Software op abonnementsbasis stelt gebruikers in staat (meestal) een lagere vergoeding te betalen dan een eeuwigdurende licentie, maar geeft de gebruiker het recht de software gedurende een bepaalde periode, meestal een jaar, te gebruiken. Als het bedrijf de software wil blijven gebruiken, moet het de licentie met de leverancier verlengen als de oorspronkelijke looptijd van de overeenkomst is verstreken.

De vergoeding die een bedrijf aan een softwareleverancier betaalt, kan ook diensten omvatten die niet in de licentie zijn inbegrepen, zoals upgrades of software-ondersteuning. Voordelen van het servicecontractmodel zijn onder meer mogelijk lagere initiële kosten en het altijd beschikken over de meest actuele versie van de gebruikte software.

Alternatieve namen voor dit model zijn onder meer “cloud computing” of “Software as a Service (SaaS).”

Wanneer kosten maken?

In het algemeen zou een bedrijf dus de aanschaf van software met een eeuwigdurende licentie activeren en de kosten van een abonnementsmodel met een looptijd van een jaar of korter ten laste van de winst brengen.

Een contract moet expliciet aangeven dat de klant betaalt voor een licentie om de software te gebruiken, om te worden beschouwd als een softwarelicentie. Anders wordt de transactie beschouwd als een servicecontract en zou een bedrijf over het algemeen de kosten moeten boeken in de periode dat het bedrijf het contract ondertekent.

Vaak zijn er echter extra kosten verbonden aan de aanschaf van nieuwe software. Hoe werkt de software, en moet de leverancier zijn werknemers opleiden in de functionaliteit? Zal er een overgang zijn van gegevens van oudere software naar de bijgewerkte versie?

De FASB heeft de afgelopen jaren twee punten van leidraden uitgebracht:

  1. FASB ASU 2015-05, Immateriële activa – Goodwill en andere – Software voor intern gebruik (Subtopic 350-40), Customer’s Accounting for Fees Paid in a Cloud Computing Arrangement. Deze leidraad is van kracht voor niet-publieke entiteiten voor jaarperioden die beginnen na 15 december 2015. Deze leidraad is ook alleen van toepassing op software die een onderneming intern zal gebruiken; de leidraad is niet van toepassing op software die is bedoeld om te worden verkocht of die wordt gebruikt in onderzoek en ontwikkeling.
  2. ASU 2018-15, Immateriële activa – Goodwill en andere – Software voor intern gebruik (Subtopic 350-40), Customer’s Accounting for Implementation Costs Incurred in a Cloud Computing Arrangement That Is a Service Contract. ASU 2018-15 is van kracht voor niet-openbare ondernemingen voor jaarperioden die beginnen na 15 december 2020, waarbij eerdere toepassing is toegestaan.

De kritieke stap is om te bepalen of een contract een licentie- of een servicecontract is. Als het contract een dienstverleningscontract is, zal de onderneming de meeste kosten ten laste nemen. Als het contract een licentiecontract is, mag de onderneming de kosten van de licentie, de installatie en het testen activeren en vervolgens afschrijven, terwijl kosten zoals opleiding en onderhoud ten laste van de winst- en verliesrekening worden gebracht wanneer zij worden gemaakt.

Een onderneming moet interne en externe kosten die tijdens de voorbereidende projectfase zijn gemaakt, ten laste van de winst- en verliesrekening brengen. Voorbeelden van activiteiten in deze fase zijn de vaststelling van prestatiecriteria en vereisten voor de nieuwe software, het interviewen en selecteren van verkopers die de nieuwe software kunnen leveren of daarbij kunnen helpen, en de selectie van consultants die helpen bij de ontwikkeling of installatie van de software. Opleidingskosten en kosten voor gegevensconversie moeten, behalve in beperkte omstandigheden, ook in de kosten worden opgenomen.

Een onderneming moet kosten activeren die zijn gemaakt voor computersoftware die is ontwikkeld of verkregen voor intern gebruik tijdens de fase van de applicatieontwikkeling. Een onderneming komt in de fase van applicatieontwikkeling wanneer 1) de voorbereidende projectfase is afgerond en 2) het management zich heeft verplicht tot financiering van het softwareproject en het waarschijnlijk is dat het project zal worden voltooid en geïnstalleerd.

Voorbeelden van kosten die kunnen worden geactiveerd zijn:

  • Vergoedingen betaald aan derden voor verleende diensten om de software te ontwikkelen tijdens de toepassingsfase
  • Kosten gemaakt om de software te verkrijgen
  • Loonkosten en aanverwante kosten voor werknemers die direct betrokken zijn bij het softwareproject
  • Reiskosten gemaakt door werknemers in verband met de ontwikkeling van de software

Een onderneming moet algemene, administratieve en overheadkosten ten laste brengen.

Het management zal de timing en de aard van de gemaakte kosten nauwkeurig moeten evalueren wanneer het wijzigingen in haar intern gebruikte software begint te evalueren. Er zijn mogelijkheden voor een gunstige behandeling van deze kosten en het beleid en de procedures van de onderneming voor de verantwoording van deze kosten moeten goed worden gedocumenteerd in een accounting manual.

Veel gestelde vragen

1. Hoe besluit u over activering van de kosten van softwareontwikkeling?

Er zijn een aantal factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij de beslissing of en wanneer de kosten voor de ontwikkeling van software moeten worden geactiveerd, waaronder:

  1. Als de software voor interne doeleinden zal worden gebruikt of de onderneming van plan is de software aan klanten te verkopen
  2. Als de kosten betrekking hebben op een licentie- of service-overeenkomst
  3. Het soort kosten dat wordt gemaakt
  4. Het stadium van ontwikkeling waarin de onderneming zich bevindt wanneer zij de kosten maakt.

2. Hoe moet worden omgegaan met ondersteuning en onderhoud als de ondersteuning is gebundeld in de softwarekosten?

In een gebundelde transactie met verschillende identificeerbare producten (zoals de software, ondersteuning, updates, enz.) moet u deze afzonderlijke items afzonderlijk verantwoorden en de aankoopprijs toerekenen op basis van hun relatieve reële waarde. Neem het volgende voorbeeld:

  • Een verkoper rekent $ 10.000 voor een allesomvattend softwarepakket en drie jaar ondersteuning en onderhoud.
  • De verkoper rekent gewoonlijk $ 9.000 voor software zonder enige ondersteuning of onderhoud.
  • De verkoper rekent $ 2.000 voor een vergelijkbaar driejarig ondersteunings- en onderhoudspakket.

In dit voorbeeld moet de kostprijs van $ 10.000 $ 8.182 ($ 10.000 x ($ 9.000 / $ 11.000)) worden toegerekend aan de software en $ 1.818 aan het ondersteunings- en onderhoudspakket. U zou de software activeren en de $ 8.182 afschrijven over de geschatte levensduur van de software en $ 1.818 voor de ondersteuning en het onderhoud activeren en afschrijven over de gebruiksduur, in dit geval een periode van drie jaar.

3. Zou u de geactiveerde kosten voor software boekhoudkundig en fiscaal hetzelfde behandelen? Is dit vergelijkbaar met wat u zou doen met software en intern ontwikkelde software?

Zowel de fiscale als de GAAP-regels vereisen dat u de kosten onderscheidt en indeelt naar gelang van het stadium van de software-implementatie waarin het bedrijf de kosten maakt. De IRS heeft Rev. Proc. 2000-50 en Letter Ruling 200236028 uitgevaardigd, op grond waarvan een belastingbetaler kosten zoals de aankoopprijs van software en andere daarmee samenhangende kosten (opleiding, ondersteuning van leveranciers, gegevensmigratie, enz.) moet scheiden.

Dit is vergelijkbaar met de GAAP-behandeling, waarbij bepaalde kosten moeten worden geactiveerd en over hun nuttige levensduur moeten worden afgeschreven of afgeschreven, terwijl andere kosten een lopende uitgave moeten zijn. Houd er rekening mee dat dit onderwerp van discussie is, en wij adviseren u om met ons te overleggen om er zeker van te zijn dat u niet in strijd handelt met GAAP of IRS-richtlijnen bij het toepassen van de regels op uw situatie.

4. Kan een organisatie een driejarige SaaS-licentieovereenkomst kopen en deze kosten in de loop van drie jaar afschrijven?

Ja, leveranciers zullen vaak “kortingen” aanbieden voor meerjarige aankopen en vooruitbetaling. Door de kosten over een periode van drie jaar af te schrijven, kunnen organisaties deze kosten over dezelfde periode normaliseren, in plaats van een grote piek in de kosten te hebben om de overeenkomst te dekken.

5. Hoe worden de licentiekosten over de looptijd van de overeenkomst afgeschreven?

De kosten van de licentie moeten worden geactiveerd en afgeschreven over de looptijd van de licentieovereenkomst. De jaarlijkse afschrijvingskosten vertegenwoordigen het deel van de licentie dat binnen een periode van 12 maanden valt. Als u bijvoorbeeld op 1 januari 2020 een tweejarige licentie hebt gekocht, bedragen de afschrijvingskosten voor 2020 50% van de geactiveerde kosten (12 maanden afschrijvingsperiode gedeeld door 24 maanden licentieperiode = 50% afschrijvingskosten).

6. Hoe berekent u de licentiekosten en de implementatievergoeding? Moeten zowel de licentie als de serviceovereenkomst worden geactiveerd en over dezelfde periode worden afgeschreven?

In de meeste gevallen moet de kostprijs van de licentie worden geactiveerd en afgeschreven over de geschatte gebruiksduur. De afschrijvingsperiode moet elke periode omvatten die wordt gedekt door een optie waarbij het redelijkerwijs waarschijnlijk is dat de klant zal verlengen. Implementatiekosten in de ontwikkelingsfase van de applicatie moeten ook worden geactiveerd.

7. Wanneer een licentieovereenkomst jaarlijks wordt verlengd, kunt u dan de licentievergoeding voor een heel jaar activeren en de kosten maandelijks afschrijven?

Ja.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *