Comptabiliser les coûts des logiciels informatiques

Les logiciels informatiques font tourner le monde. Les entreprises utilisent des logiciels pour comptabiliser les transactions, communiquer avec leurs collègues et leurs clients, et concevoir et fabriquer de nouveaux produits. Une chose est claire : sans les logiciels, nous serions perdus.

La comptabilisation des coûts associés à l’acquisition de logiciels, cependant, peut être moins simple.

Dans cet article, nous présenterons certains éléments qu’une entreprise devra prendre en compte lors de l’acquisition ou de la mise en œuvre d’un nouveau logiciel pour son propre usage et la façon de comptabiliser ces transactions.

Fondamentaux

Débutons par les bases.

Le FASB (Financial Accounting Standards Board) définit un actif comme quelque chose qui présente des avantages économiques futurs qu’une entité particulière obtient ou contrôle à la suite de transactions ou d’événements passés.

Les charges sont des sorties ou autres  » utilisations  » d’actifs ou des entrées de passifs (ou une combinaison des deux) provenant de la livraison ou de la production de biens, de la prestation de services ou de l’exécution d’autres activités qui constituent les opérations majeures ou centrales courantes de l’entité.

Une bonne règle empirique est que les actifs profiteront aux périodes futures, tandis que les charges profiteront à la période actuelle.

Une entité devrait généralement capitaliser un coût s’il profitera à l’entité pendant une période de plus d’un an et devrait avoir une politique du moment où elle capitalisera le coût d’un produit ; généralement, cela comprendra un coût d’acquisition minimum. L’organisation peut également capitaliser les coûts de mise en service de l’actif pour l’entreprise, tels que les coûts de transport de l’actif vers l’organisation, les taxes et l’installation.

Une fois qu’une organisation détermine qu’elle doit capitaliser le coût, la direction doit déterminer comment elle va amortir ou déprécier ce coût. Une entreprise devra réduire la valeur comptable nette d’un actif dans ses états financiers en dépréciant ou en amortissant ce coût sur la durée de vie utile estimée de l’actif, car l’entreprise utilise l’actif dans ses activités.

La dépréciation et l’amortissement sont des concepts similaires. La dépréciation est généralement associée à une réduction des coûts des immobilisations corporelles et l’amortissement est généralement associé à une réduction des coûts des actifs incorporels, tels qu’une liste de clients ou un fonds de commerce.

Certains des concepts que nous aborderons concernant la comptabilisation des coûts des logiciels sont :

  1. La licence du logiciel
  2. Le contrat de service

La licence du logiciel

Il existe de nombreux types de logiciels qui incluent une licence perpétuelle. L’achat d’un logiciel avec une licence perpétuelle permet à l’utilisateur/acheteur du logiciel d’utiliser le logiciel pour une période indéfinie en payant une redevance unique. Il s’agit du modèle traditionnel d’achat de logiciels.

Une entreprise qui achète un logiciel avec une licence perpétuelle, en supposant qu’elle satisfait à la politique de capitalisation d’une organisation, capitalisera généralement le coût d’acquisition de ce logiciel. Aux fins des états financiers, la direction devra évaluer la durée de vie utile estimée de ce logiciel et amortir ce coût, en utilisant une méthode d’amortissement acceptable, sur cette durée. Une entreprise va aussi généralement capitaliser le coût d’acquisition de cette licence à des fins fiscales et soit l’amortir sur une période de 36 mois, soit utiliser une combinaison des dispositions de la section 179 et de la section 168(k) pour passer immédiatement le coût en charge lors de la préparation de sa déclaration fiscale.

Les avantages du modèle de licence perpétuelle comprennent des coûts définitifs et fixes et la possibilité d’utiliser le logiciel pendant une période indéfinie.

Contrat de service

Ces dernières années, de nombreuses sociétés de logiciels ont fait évoluer leurs modèles de revenus d’une licence perpétuelle vers un modèle basé sur l’abonnement. Les logiciels basés sur l’abonnement permettent aux utilisateurs de payer (généralement) une redevance moins élevée qu’une licence perpétuelle, mais leur donne le droit d’utiliser le logiciel pendant une période de temps déterminée, généralement un an. Si l’entreprise souhaite continuer à utiliser le logiciel, elle doit renouveler la licence avec le fournisseur pour une période supplémentaire une fois que la durée du contrat initial expire.

Les frais qu’une entreprise paie à un fournisseur de logiciels peuvent également inclure des services non inclus dans la licence, comme les mises à niveau ou le support logiciel. Les avantages du modèle de contrat de service incluent des coûts initiaux potentiellement plus faibles et le fait de toujours disposer de la version la plus récente du logiciel utilisé.

Les autres noms pour ce modèle incluent  » cloud computing  » ou  » Software as a Service (SaaS) « .

Quand dépenser ?

Donc, en termes généraux, une entreprise capitaliserait l’achat d’un logiciel sous licence perpétuelle et passerait en charges les coûts associés à un modèle d’abonnement dont la durée est d’un an ou moins.

Un contrat doit indiquer explicitement que le client paie pour une licence d’exploitation du logiciel afin d’être considéré comme une licence de logiciel. Sinon, la transaction est considérée comme un contrat de service et exigerait généralement qu’une entreprise passe le coût en charge dans la période où l’entreprise signe le contrat.

Plusieurs fois, cependant, des coûts supplémentaires sont associés à l’acquisition d’un nouveau logiciel. Comment le logiciel fonctionne-t-il, et le fournisseur devra-t-il former les employés à ses fonctionnalités ? Y aura-t-il une transition des données de l’ancien logiciel vers la version mise à jour ?

Le FASB a publié deux points d’orientation au cours des dernières années :

  1. FASB ASU 2015-05, Intangibles – Goodwill and Other – Internal-Use Software (Subtopic 350-40), Customer’s Accounting for Fees Paid in a Cloud Computing Arrangement. Cette directive s’applique aux entités non publiques pour les périodes annuelles commençant après le 15 décembre 2015. Cette orientation ne s’applique également qu’aux logiciels qu’une entreprise utilisera en interne ; elle ne s’applique pas aux logiciels destinés à être vendus ou utilisés dans la recherche et le développement.
  2. ASU 2018-15, Intangibles – Goodwill et autres – Logiciels à usage interne (Subtopic 350-40), Comptabilisation par le client des coûts de mise en œuvre engagés dans un accord de cloud computing qui est un contrat de service. L’ASU 2018-15 entre en vigueur pour les entreprises non publiques pour les périodes annuelles ouvertes après le 15 décembre 2020, l’adoption anticipée étant autorisée.

L’étape critique consiste à déterminer si un contrat est un contrat de licence ou un contrat de service. Si le contrat est un contrat de service, l’entreprise passera en charges la plupart des coûts. Si le contrat est une licence, l’entreprise peut capitaliser, puis amortir, le coût de la licence, de l’installation et des tests, les coûts tels que la formation et la maintenance étant passés en charges au fur et à mesure qu’ils sont engagés.

Une entreprise doit passer en charges les coûts internes et externes engagés au cours de la phase d’avant-projet. Les activités de cette étape comprennent, par exemple, l’identification des critères de performance et des exigences du nouveau logiciel, l’entretien et la sélection de fournisseurs susceptibles de fournir ou d’aider à fournir le nouveau logiciel, et la sélection de consultants pour aider au développement ou à l’installation du logiciel. Les coûts de formation et de conversion des données, sauf dans des circonstances limitées, devraient également être passés en charges.

Une entreprise devrait capitaliser les coûts encourus pour les logiciels informatiques développés ou obtenus pour un usage interne pendant la phase de développement de l’application. Une entreprise entre dans la phase de développement de l’application lorsque 1) l’étape d’avant-projet est terminée et 2) la direction s’est engagée à financer le projet de logiciel et qu’il est probable que le projet sera achevé et installé.

Les exemples de coûts qui peuvent être capitalisés sont :

  • Les honoraires versés à des tiers pour les services fournis afin de développer le logiciel au cours de l’étape de l’application
  • Les coûts engagés pour obtenir le logiciel
  • Les salaires et les coûts connexes pour les employés qui sont directement associés au projet de logiciel
  • Les frais de déplacement engagés par les employés dans le cadre du développement du logiciel

Une entreprise devrait passer en charges les frais généraux, administratifs et les coûts indirects.

La direction devra évaluer de près le moment et la nature des coûts encourus lorsqu’elle commencera à évaluer les modifications apportées à ses logiciels utilisés en interne. Il existe des possibilités de traitement favorable de ces coûts et les politiques et procédures de l’entreprise pour la comptabilisation de ces coûts devraient être correctement documentées dans un manuel de comptabilité.

Questions fréquemment posées

1. Comment décidez-vous de capitaliser le coût du développement de logiciels ?

Il existe un certain nombre de facteurs à prendre en compte pour décider de l’inscription à l’actif du coût de développement d’un logiciel, notamment :

  1. Si le logiciel sera utilisé à des fins internes ou si l’entreprise a l’intention de vendre le logiciel à des clients
  2. Si le coût correspond à une licence ou à un accord de type service
  3. Les types de coûts encourus
  4. Le stade de développement auquel se trouve l’entreprise lorsqu’elle engage les coûts.

2. Comment traiter le support et la maintenance si le support est regroupé dans le coût du logiciel ?

Dans une transaction groupée où il existe plusieurs produits livrables identifiables (comme le logiciel, le support, les mises à jour, etc.), vous devez comptabiliser ces éléments distincts individuellement et répartir le prix d’achat en fonction de leur juste valeur relative. Prenons l’exemple suivant :

  • Un fournisseur facture 10 000 $ pour un ensemble tout compris de logiciels et trois ans de soutien et de maintenance.
  • Le fournisseur facture généralement 9 000 $ pour un logiciel sans soutien ni maintenance.
  • Le fournisseur facture généralement 2 000 $ pour un forfait similaire de trois ans de soutien et de maintenance.

Dans cet exemple, les frais de 10 000 $ devraient être attribués 8 182 $ (10 000 $ x (9 000 $ / 11 000 $)) au logiciel et 1 818 $ au forfait de soutien et de maintenance. Vous capitaliseriez le logiciel et amortiriez les 8 182 $ sur la durée de vie estimée du logiciel et capitaliseriez 1 818 $ pour le soutien et l’entretien, et l’amortiriez sur sa durée de vie utile, dans ce cas, une période de trois ans.

3. Traiteriez-vous les coûts capitalisés pour le logiciel de la même façon pour le livre et l’impôt ? Est-ce similaire à ce que vous feriez avec les logiciels et les logiciels développés en interne ?

Les règles fiscales et GAAP vous obligent à séparer et à classer les coûts en fonction du stade de la mise en œuvre du logiciel auquel l’entreprise encourt le coût. L’IRS a publié la Rev. Proc. 2000-50 et la Letter Ruling 200236028 qui exigent qu’un contribuable sépare les coûts tels que le prix d’achat du logiciel et les autres coûts connexes (formation, assistance du fournisseur, migration des données, etc.).

Ce traitement est similaire à celui des GAAP où certains coûts doivent être capitalisés et amortis ou dépréciés sur leur durée de vie utile et d’autres doivent constituer une dépense courante. Prenez note que cela est sujet à débat, et nous vous conseillons de parler avec nous pour vous assurer que vous n’entrez pas en conflit avec les directives des GAAP ou de l’IRS en appliquant les règles à votre situation.

4. Une organisation peut-elle acheter un contrat de licence SaaS de trois ans et amortir ce coût sur trois ans ?

Oui, les fournisseurs offrent souvent des  » remises  » pour les achats pluriannuels et le paiement initial. Amortir le coût sur une période de trois ans permettra aux organisations de normaliser ces coûts sur la même période, plutôt que d’avoir un pic important de dépenses pour couvrir l’accord.

5. Comment comptabiliser le coût d’une licence sur la durée de l’accord ?

Le coût de la licence devrait être capitalisé et amorti sur la durée de l’accord de licence. La charge d’amortissement annuelle représenterait la partie de votre licence couverte par une période de 12 mois. Par exemple, si vous avez acheté une licence de deux ans le 1er janvier 2020, votre charge d’amortissement de 2020 serait de 50 % du coût capitalisé (période d’amortissement de 12 mois divisée par la période de licence de 24 mois = 50 % de charge d’amortissement).

6. Comment calculer le coût de la licence et les frais de mise en œuvre ? La licence et le contrat de service doivent-ils être capitalisés et amortis sur la même période ?

Dans la plupart des cas, le coût de la licence doit être capitalisé et amorti sur sa durée de vie utile estimée. La période d’amortissement devrait inclure toute période couverte par une option lorsque le client est raisonnablement susceptible de la renouveler. Les coûts de mise en œuvre au stade du développement de l’application devraient également être capitalisés.

7. Lorsqu’un contrat de licence est sur un calendrier de renouvellement annuel, pouvez-vous capitaliser les frais de licence pour une année entière et amortir le coût mensuellement ?

Oui.

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