Contabilización de los costes del software informático

El software informático mueve el mundo. Las empresas utilizan el software para contabilizar las transacciones, comunicarse con colegas y clientes, y diseñar y fabricar nuevos productos. Una cosa está clara: sin el software, estaríamos perdidos.

La contabilidad de los costes asociados a la adquisición de software, sin embargo, puede ser menos que sencilla.

En este artículo, expondremos algunos aspectos que una empresa deberá tener en cuenta cuando adquiera o implemente un nuevo software para su propio uso y cómo contabilizar esas transacciones.

Fundamentos

Empecemos por lo básico.

El FASB (Financial Accounting Standards Board) define un activo como algo que tiene beneficios económicos futuros que una entidad particular obtiene o controla como resultado de transacciones o eventos pasados.

Los gastos son salidas u otros «consumos» de activos o incurren en pasivos (o una combinación de ambos) por entregar o producir bienes, prestar servicios o realizar otras actividades que constituyen las operaciones principales o centrales de la entidad.

Una buena regla general es que los activos beneficiarán a periodos futuros, mientras que los gastos benefician al periodo actual.

Una entidad debe, por lo general, capitalizar un coste si beneficiará a la entidad durante un periodo superior a un año y debe tener una política de cuándo capitalizará el coste de un producto; generalmente, esto incluirá un coste mínimo de adquisición. La organización también puede capitalizar los costes de puesta en servicio del activo para la empresa, como el coste de transporte del activo a la organización, los impuestos y la instalación.

Una vez que una organización determina que debe capitalizar el coste, la dirección necesita determinar cómo depreciará o amortizará ese coste. Una empresa tendrá que reducir el valor contable neto de un activo en sus estados financieros depreciando o amortizando ese coste a lo largo de la vida útil estimada del activo porque la empresa utiliza el activo en sus operaciones.

La depreciación y la amortización son conceptos similares. La depreciación se asocia generalmente con una reducción de los costes de la propiedad y el equipo y la amortización se asocia generalmente con una reducción de los costes de los activos intangibles, como una lista de clientes o el fondo de comercio.

Algunos de los conceptos que discutiremos en relación con la contabilidad de los costes de software son:

  1. Licencia de software
  2. Contrato de servicio

Licencia de software

Hay muchos tipos de software que incluyen una licencia perpetua. La compra de software con licencia perpetua permite al usuario/comprador del software utilizarlo durante un periodo de tiempo indefinido pagando una única cuota. Este es el modelo tradicional de compra de software.

Una empresa que compra software con una licencia perpetua, suponiendo que satisface la política de capitalización de una organización, generalmente capitalizará el costo de adquisición de ese software. A efectos de los estados financieros, la dirección tendrá que evaluar la vida útil estimada de ese software y amortizar ese coste, utilizando un método de amortización aceptable, a lo largo de esa vida. Una empresa también capitalizará generalmente el coste de adquisición de esa licencia a efectos fiscales y lo amortizará durante un período de 36 meses o utilizará una combinación de disposiciones de la Sección 179 y la Sección 168(k) para gastar inmediatamente el coste al preparar su declaración de impuestos.

Las ventajas del modelo de licencia perpetua incluyen costes fijos y definitivos y la capacidad de utilizar el software durante un período de tiempo indefinido.

Contrato de servicio

En los últimos años, muchas empresas de software han cambiado sus modelos de ingresos de una licencia perpetua a un modelo basado en la suscripción. El software basado en la suscripción permite a los usuarios (normalmente) pagar una cuota más baja que una licencia perpetua, pero da derecho al usuario a utilizar el software durante un período de tiempo finito, generalmente un año. Si la empresa desea seguir utilizando el software, debe renovar la licencia con el proveedor por un período de tiempo adicional una vez que expire el plazo del acuerdo original.

La cuota que una empresa paga a un proveedor de software también puede incluir servicios no incluidos en la licencia, como actualizaciones o soporte de software. Los beneficios del modelo de contrato de servicio incluyen costos iniciales potencialmente más bajos y tener siempre la versión más actualizada del software utilizado.

Nombres alternativos para este modelo incluyen «computación en la nube» o «software como servicio (SaaS)».

¿Cuándo gastar?

Así que, en términos generales, una empresa capitalizaría la compra de un software con licencia perpetua y gastaría los costes asociados a un modelo basado en la suscripción que tiene un plazo de un año o menos.

Un contrato debe indicar explícitamente que el cliente está pagando por una licencia para operar el software para que se considere una licencia de software. De lo contrario, la transacción se considera un contrato de servicios y, por lo general, requeriría que una empresa gastara el costo en el período en que la empresa firma el contrato.

Muchas veces, sin embargo, hay costos adicionales asociados con la adquisición de un nuevo software. Cómo funciona el software, y necesitará el proveedor formar a los empleados sobre su funcionalidad? Habrá una transición de datos desde el software más antiguo a la versión actualizada?

El FASB ha emitido dos puntos de orientación en los últimos años:

  1. FASB ASU 2015-05, Intangibles – Fondo de comercio y otros – Software de uso interno (Subtema 350-40), Contabilidad del cliente para las tasas pagadas en un acuerdo de computación en nube. Esta guía es efectiva para las entidades no públicas para los períodos anuales que comienzan después del 15 de diciembre de 2015. Esta guía también es solo aplicable al software que una empresa utilizará internamente; no se aplica al software destinado a ser vendido o utilizado en investigación y desarrollo.
  2. ASU 2018-15, Intangibles – Fondo de comercio y otros – Software de uso interno (Subtema 350-40), Contabilización del cliente para los costos de implementación incurridos en un acuerdo de computación en la nube que es un contrato de servicio. La ASU 2018-15 es efectiva para las empresas no públicas para los períodos anuales que comienzan después del 15 de diciembre de 2020, con la adopción anticipada permitida.
    1. El paso crítico es determinar si un contrato es un contrato de licencia o de servicio. Si el contrato es de servicios, la empresa gastará la mayoría de los costes. Si el contrato es una licencia, la empresa puede capitalizar, y posteriormente amortizar, el coste de la licencia, la instalación y las pruebas, con costes como la formación y el mantenimiento que se cargan en el momento en que se incurre en ellos.

      Una empresa debe gastar los costes internos y externos en los que se incurre durante la etapa de anteproyecto. Ejemplos de actividades en esta etapa incluyen la identificación de los criterios de rendimiento y los requisitos del nuevo software, la entrevista y la selección de proveedores que puedan proporcionar o ayudar a proporcionar el nuevo software, y la selección de consultores para ayudar en el desarrollo o la instalación del software. Los costes de formación y de conversión de datos, excepto en circunstancias limitadas, también deben ser contabilizados como gastos.

      Una empresa debe capitalizar los costes incurridos por el software informático desarrollado u obtenido para uso interno durante la etapa de desarrollo de la aplicación. Una empresa entra en la etapa de desarrollo de aplicaciones cuando 1) se ha completado la etapa de proyecto preliminar y 2) la dirección se ha comprometido a financiar el proyecto de software y es probable que el proyecto se complete e instale.

      Ejemplos de costes que pueden ser capitalizados son:

  • Los honorarios pagados a terceros por los servicios prestados para desarrollar el software durante la etapa de aplicación
  • Los costes incurridos para obtener el software
  • Las nóminas y los costes relacionados de los empleados que están directamente asociados con el proyecto de software
  • Los costes de viaje incurridos por los empleados en relación con el desarrollo del software
  • Una empresa debe gastar los costes generales, administrativos y de gastos generales.

    La dirección deberá evaluar detenidamente el momento y la naturaleza de los costes incurridos cuando comience a evaluar los cambios en su software de uso interno. Existen oportunidades para el tratamiento favorable de estos costes y las políticas y procedimientos de la empresa para la contabilización de estos costes deben estar debidamente documentados en un manual de contabilidad.

    Preguntas frecuentes

    1. ¿Cómo se decide la capitalización del coste de desarrollo de software?

    Hay una serie de factores a tener en cuenta a la hora de decidir si se capitaliza o no el coste de desarrollo de software, entre los que se incluyen:

  1. Si el software se utilizará para fines internos o la empresa tiene la intención de vender el software a los clientes
  2. Si el coste corresponde a una licencia o a un acuerdo de tipo servicio
  3. Los tipos de costes en los que se incurre
  4. La fase de desarrollo en la que se encuentra la empresa cuando incurre en los costes.

2. ¿Cómo debe tratarse el soporte y el mantenimiento si el soporte está incluido en el coste del software?

En una transacción agrupada en la que hay varios entregables identificables (como el software, el soporte, las actualizaciones, etc.), debe contabilizar esos elementos separados individualmente y asignar el precio de compra en función de sus valores razonables relativos. Tomemos el siguiente ejemplo:

  • Un proveedor cobra 10.000 dólares por un paquete de software con todo incluido y tres años de soporte y mantenimiento.
  • El proveedor suele cobrar 9.000 dólares por un software sin soporte ni mantenimiento.
  • El proveedor suele cobrar 2.000 dólares por un paquete similar de 3 años de soporte y mantenimiento.
  • En este ejemplo, el cargo de 10.000 dólares debería asignarse 8.182 dólares (10.000 dólares x (9.000 / 11.000 dólares)) al software y 1.818 dólares al paquete de soporte y mantenimiento. Usted capitalizaría el software y amortizaría los $8,182 a lo largo de la vida estimada del software y capitalizaría $1,818 para el soporte y mantenimiento, y lo amortizaría a lo largo de su vida útil, en este caso, un período de tres años.

    3. ¿Manejaría los costos capitalizados para el software de la misma manera para los libros y los impuestos? Es esto similar a lo que haría con el software y el software desarrollado internamente?

    Tanto las normas fiscales como las de los PCGA le exigen que segregue y clasifique los costes en función de la fase de implantación del software en la que la empresa incurre en el coste. El IRS emitió la Rev. Proc. 2000-50 y la Letter Ruling 200236028 que requiere que un contribuyente segregue los costes como el precio de compra del software y otros costes relacionados (formación, soporte del proveedor, migración de datos, etc.).

    Esto es similar al tratamiento de los GAAP donde ciertos costes deben ser capitalizados y depreciados o amortizados durante su vida útil y otros deben ser un gasto corriente. Tenga en cuenta que esto está sujeto a debate, y le aconsejamos que hable con nosotros para asegurarse de que no entra en conflicto con los GAAP o la orientación del IRS al aplicar las reglas a su situación.

    4. ¿Puede una organización comprar un acuerdo de licencia SaaS de tres años y amortizar este costo en el transcurso de tres años?

    Sí, los proveedores a menudo ofrecen «descuentos» para las compras de varios años y el pago por adelantado. Amortizar el coste durante un periodo de tres años permitirá a las organizaciones normalizar estos costes durante el mismo periodo, en lugar de tener un gran pico de gasto para cubrir el acuerdo.

    5. ¿Cómo se gasta el coste de una licencia a lo largo del acuerdo?

    El coste de la licencia tendría que ser capitalizado y amortizado a lo largo de la duración del acuerdo de licencia. El gasto de amortización anual representaría cualquier parte de su licencia que esté cubierta por un período de 12 meses. Por ejemplo, si compró una licencia de dos años el 1 de enero de 2020, su gasto de amortización en 2020 sería el 50% del coste capitalizado (periodo de amortización de 12 meses dividido por el periodo de licencia de 24 meses = gasto de amortización del 50%).

    6. ¿Cómo se calcula el coste de la licencia y la cuota de implantación? Deben capitalizarse y amortizarse en el mismo periodo de tiempo tanto la licencia como el acuerdo de servicio?

    En la mayoría de los casos, el coste de la licencia debe capitalizarse y amortizarse a lo largo de su vida útil estimada. El periodo de amortización debe incluir cualquier periodo cubierto por una opción en la que sea razonablemente probable que el cliente renueve. Los costes de implementación en la fase de desarrollo de la aplicación también deben capitalizarse.

    7. Cuando un acuerdo de licencia tiene un calendario de renovación anual, ¿se puede capitalizar el coste de la licencia durante todo un año y amortizar el coste mensualmente?

    Sí.

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