Buchhaltung für Computer-Software-Kosten

Computer-Software treibt die Welt an. Unternehmen nutzen Software, um Transaktionen zu verbuchen, mit Kollegen und Kunden zu kommunizieren und neue Produkte zu entwickeln und herzustellen. Eines ist klar: Ohne Software wären wir verloren.

Die Abrechnung der Kosten, die mit der Anschaffung von Software verbunden sind, kann jedoch nicht ganz einfach sein.

In diesem Artikel werden wir einige Dinge skizzieren, die ein Unternehmen beachten muss, wenn es neue Software für den eigenen Gebrauch erwirbt oder implementiert und wie es diese Transaktionen abrechnet.

Grundlagen

Beginnen wir mit den Grundlagen.

Das FASB (Financial Accounting Standards Board) definiert einen Vermögenswert als etwas, das einen zukünftigen wirtschaftlichen Nutzen hat, den eine bestimmte Einheit als Ergebnis vergangener Transaktionen oder Ereignisse erhält oder kontrolliert.

Aufwendungen sind Abflüsse oder andere „Verbräuche“ von Vermögenswerten oder das Eingehen von Verbindlichkeiten (oder eine Kombination aus beidem) aus der Lieferung oder Herstellung von Gütern, der Erbringung von Dienstleistungen oder der Durchführung anderer Aktivitäten, die den laufenden Haupt- oder Zentralbetrieb des Unternehmens darstellen.

Eine gute Faustregel ist, dass Vermögenswerte zukünftigen Perioden zugutekommen, während Aufwendungen der aktuellen Periode zugutekommen.

Ein Unternehmen sollte im Allgemeinen Kosten aktivieren, wenn sie dem Unternehmen über einen Zeitraum von mehr als einem Jahr zugutekommen. Das Unternehmen kann auch die Kosten für die Inbetriebnahme des Vermögenswerts für das Unternehmen aktivieren, wie z. B. die Kosten für den Transport des Vermögenswerts zum Unternehmen, Steuern und die Installation.

Wenn ein Unternehmen feststellt, dass es die Kosten aktivieren soll, muss das Management festlegen, wie es diese Kosten abschreibt oder amortisiert. Ein Unternehmen muss den Nettobuchwert eines Vermögenswerts in seinem Jahresabschluss reduzieren, indem es die Kosten über die geschätzte Nutzungsdauer des Vermögenswerts abschreibt.

Abschreibung und Amortisation sind ähnliche Konzepte. Die Abschreibung ist im Allgemeinen mit einer Kostenreduzierung von Sachanlagen verbunden, während die Amortisation im Allgemeinen mit einer Kostenreduzierung von immateriellen Vermögenswerten, wie z.B. einem Kundenstamm oder einem Firmenwert, verbunden ist.

Einige der Konzepte, die wir in Bezug auf die Bilanzierung von Softwarekosten besprechen werden, sind:

  1. Softwarelizenz
  2. Servicevertrag

Softwarelizenz

Es gibt viele Arten von Software, die eine unbefristete Lizenz beinhalten. Der Kauf von Software mit einer unbefristeten Lizenz erlaubt es dem Software-Anwender/Käufer, die Software für einen unbestimmten Zeitraum zu nutzen, indem er eine einmalige Gebühr bezahlt. Dies ist das traditionelle Modell für den Kauf von Software.

Ein Unternehmen, das Software mit einer unbefristeten Lizenz erwirbt, wird in der Regel die Kosten für die Anschaffung dieser Software aktivieren, vorausgesetzt, sie entspricht den Aktivierungsrichtlinien des Unternehmens. Für Zwecke des Jahresabschlusses muss das Management die geschätzte Nutzungsdauer der Software ermitteln und die Kosten unter Verwendung einer akzeptablen Abschreibungsmethode über diese Dauer abschreiben. Ein Unternehmen wird die Anschaffungskosten für diese Lizenz in der Regel auch für steuerliche Zwecke aktivieren und entweder über einen Zeitraum von 36 Monaten abschreiben oder eine Kombination aus Section 179 und Section 168(k) nutzen, um die Kosten bei der Erstellung der Steuererklärung sofort abzuschreiben.

Zu den Vorteilen des unbefristeten Lizenzmodells gehören definitive, feste Kosten und die Möglichkeit, die Software für einen unbestimmten Zeitraum zu nutzen.

Dienstleistungsvertrag

In den letzten Jahren haben viele Softwareunternehmen ihre Erlösmodelle von einer unbefristeten Lizenz auf ein Abonnement-basiertes Modell umgestellt. Bei abonnementbasierter Software zahlt der Anwender (in der Regel) eine geringere Gebühr als bei einer unbefristeten Lizenz, ist aber berechtigt, die Software über einen begrenzten Zeitraum, in der Regel ein Jahr, zu nutzen. Möchte das Unternehmen die Software weiter nutzen, muss es nach Ablauf der ursprünglichen Vertragslaufzeit die Lizenz mit dem Anbieter um einen weiteren Zeitraum verlängern.

Die Gebühr, die ein Unternehmen an einen Softwareanbieter zahlt, kann auch Dienstleistungen beinhalten, die nicht in der Lizenz enthalten sind, wie Upgrades oder Software-Support. Zu den Vorteilen des Servicevertragsmodells gehören potenziell niedrigere Vorlaufkosten und die Möglichkeit, immer die aktuellste Version der verwendeten Software zu nutzen.

Alternative Bezeichnungen für dieses Modell sind „Cloud Computing“ oder „Software as a Service (SaaS)“

Wann soll man ausgeben?

Gemeinsam würde ein Unternehmen also den Kauf einer unbefristet lizenzierten Software aktivieren und die Kosten, die mit einem abonnementbasierten Modell mit einer Laufzeit von einem Jahr oder weniger verbunden sind, als Aufwand verbuchen.

Ein Vertrag muss explizit darauf hinweisen, dass der Kunde für eine Lizenz zum Betrieb der Software bezahlt, um als Softwarelizenz zu gelten. Andernfalls gilt die Transaktion als Dienstleistungsvertrag und würde in der Regel dazu führen, dass ein Unternehmen die Kosten in der Periode, in der das Unternehmen den Vertrag abschließt, als Aufwand verbucht.

Viele Male sind jedoch zusätzliche Kosten mit dem Erwerb einer neuen Software verbunden. Wie funktioniert die Software, und muss der Anbieter die Mitarbeiter in der Funktionalität schulen? Wird es einen Übergang der Daten von älterer Software auf die aktualisierte Version geben?

Das FASB hat in den letzten Jahren zwei Richtlinien herausgegeben:

  1. FASB ASU 2015-05, Intangibles – Goodwill and Other – Internal-Use Software (Subtopic 350-40), Customer’s Accounting for Fees Paid in a Cloud Computing Arrangement. Diese Richtlinie ist für nicht-öffentliche Unternehmen für Geschäftsjahre, die nach dem 15. Dezember 2015 beginnen, anzuwenden. Diese Leitlinie ist ebenfalls nur auf Software anwendbar, die ein Unternehmen intern nutzen wird; sie gilt nicht für Software, die verkauft oder in der Forschung und Entwicklung eingesetzt werden soll.
  2. ASU 2018-15, Intangibles – Goodwill and Other – Internal-Use Software (Subtopic 350-40), Customer’s Accounting for Implementation Costs Incurred in a Cloud Computing Arrangement That Is a Service Contract. ASU 2018-15 ist für nicht-öffentliche Unternehmen für Geschäftsjahre, die nach dem 15. Dezember 2020 beginnen, anzuwenden, wobei eine vorzeitige Anwendung zulässig ist.

Der entscheidende Schritt ist die Feststellung, ob es sich bei einem Vertrag um einen Lizenz- oder einen Dienstleistungsvertrag handelt. Handelt es sich bei dem Vertrag um einen Dienstleistungsvertrag, wird das Unternehmen die meisten Kosten als Aufwand verbuchen. Handelt es sich um einen Lizenzvertrag, kann das Unternehmen die Kosten für die Lizenz, die Installation und den Test aktivieren und anschließend abschreiben, während Kosten wie Schulung und Wartung als Aufwand verbucht werden.

Ein Unternehmen sollte interne und externe Kosten, die in der Vorprojektphase entstehen, als Aufwand verbuchen. Beispiele für Aktivitäten in dieser Phase sind die Identifizierung von Leistungskriterien und Anforderungen an die neue Software, die Befragung und Auswahl von Anbietern, die in der Lage sind, die neue Software bereitzustellen oder bei der Bereitstellung zu helfen, und die Auswahl von Beratern, die bei der Entwicklung oder Installation der Software helfen. Schulungs- und Datenkonvertierungskosten sollten, außer unter bestimmten Umständen, ebenfalls als Aufwand verbucht werden.

Ein Unternehmen sollte Kosten aktivieren, die für Computersoftware anfallen, die für den internen Gebrauch in der Phase der Anwendungsentwicklung entwickelt oder beschafft wurde. Ein Unternehmen tritt in die Anwendungsentwicklungsphase ein, wenn 1) die Vorprojektphase abgeschlossen ist und 2) das Management die Finanzierung des Softwareprojekts zugesagt hat und es wahrscheinlich ist, dass das Projekt abgeschlossen und installiert wird.

Beispiele für Kosten, die aktiviert werden können, sind:

  • Gebühren, die an Dritte für Dienstleistungen gezahlt werden, die für die Entwicklung der Software in der Anwendungsphase erbracht werden
  • Kosten, die für die Beschaffung der Software anfallen
  • Lohnkosten und damit zusammenhängende Kosten für Mitarbeiter, die in direktem Zusammenhang mit dem Softwareprojekt stehen
  • Reisekosten, die den Mitarbeitern im Zusammenhang mit der Entwicklung der Software entstehen

Ein Unternehmen sollte allgemeine, administrative und Gemeinkosten als Aufwand verbuchen.

Das Management muss den Zeitpunkt und die Art der angefallenen Kosten genau bewerten, wenn es beginnt, Änderungen an seiner intern genutzten Software zu beurteilen. Es gibt Möglichkeiten für eine vorteilhafte Behandlung dieser Kosten und die Richtlinien und Verfahren des Unternehmens für die Verbuchung dieser Kosten sollten in einem Buchhaltungshandbuch ordnungsgemäß dokumentiert werden.

Häufig gestellte Fragen

1. Wie entscheiden Sie über die Aktivierung der Kosten für die Softwareentwicklung?

Es gibt eine Reihe von Faktoren, die bei der Entscheidung über die Aktivierung von Softwareentwicklungskosten zu berücksichtigen sind, darunter:

  1. Ob die Software für interne Zwecke genutzt wird oder das Unternehmen beabsichtigt, die Software an Kunden zu verkaufen
  2. Wenn die Kosten für eine Lizenz oder eine dienstleistungsähnliche Vereinbarung anfallen
  3. Die Art der entstandenen Kosten
  4. Das Entwicklungsstadium, in dem sich das Unternehmen befindet, wenn die Kosten anfallen.

2. Wie sollten Support und Wartung behandelt werden, wenn der Support in den Softwarekosten gebündelt ist?

Bei einer gebündelten Transaktion, bei der es mehrere identifizierbare Liefergegenstände gibt (wie die Software, Support, Updates usw.), sollten Sie diese separaten Posten einzeln bilanzieren und den Kaufpreis auf der Grundlage ihrer relativen beizulegenden Zeitwerte aufteilen. Nehmen Sie das folgende Beispiel:

  • Ein Anbieter berechnet 10.000 $ für ein All-inclusive-Paket mit Software und drei Jahren Support und Wartung.
  • Der Anbieter berechnet typischerweise 9.000 $ für Software ohne jeglichen Support oder Wartung.
  • Der Anbieter berechnet typischerweise 2.000 $ für ein ähnliches 3-Jahres-Paket für Support und Wartung.

In diesem Beispiel sollten die Kosten von 10.000 $ mit 8.182 $ (10.000 $ x (9.000 $ / 11.000 $)) auf die Software und 1.818 $ auf das Support- und Wartungspaket aufgeteilt werden. Sie würden die Software aktivieren und die 8.182 $ über die geschätzte Lebensdauer der Software abschreiben und die 1.818 $ für den Support und die Wartung aktivieren und über die Nutzungsdauer abschreiben, in diesem Fall über einen Zeitraum von drei Jahren.

3. Würden Sie die aktivierten Kosten für Software buchhalterisch und steuerlich gleich behandeln? Ist dies vergleichbar mit dem, was Sie mit Software und intern entwickelter Software machen würden?

Sowohl die steuerlichen als auch die GAAP-Regeln verlangen, dass Sie die Kosten je nach Stadium der Software-Implementierung, in dem das Unternehmen die Kosten verursacht, abtrennen und klassifizieren. Der IRS hat Rev. Proc. 2000-50 und Letter Ruling 200236028 herausgegeben, die von einem Steuerzahler verlangen, dass er Kosten wie den Kaufpreis der Software und andere damit verbundene Kosten (Schulung, Hersteller-Support, Datenmigration usw.) trennt.

Dies ist ähnlich wie die GAAP-Behandlung, bei der bestimmte Kosten aktiviert und über die Nutzungsdauer abgeschrieben oder amortisiert werden sollten und andere als laufender Aufwand zu verbuchen sind. Beachten Sie, dass dies umstritten ist, und wir raten Ihnen, mit uns zu sprechen, um sicherzustellen, dass Sie bei der Anwendung der Regeln auf Ihre Situation weder mit den GAAP noch mit den IRS-Richtlinien in Konflikt geraten.

4. Kann ein Unternehmen einen SaaS-Lizenzvertrag mit einer Laufzeit von drei Jahren erwerben und diese Kosten über den Zeitraum von drei Jahren abschreiben?

Ja, Anbieter bieten oft „Rabatte“ für mehrjährige Käufe und Vorauszahlungen an. Die Amortisation der Kosten über einen Zeitraum von drei Jahren ermöglicht es Unternehmen, diese Kosten über den gleichen Zeitraum zu normalisieren, anstatt eine große Ausgabenspitze zu haben, um den Vertrag abzudecken.

5. Wie werden die Lizenzkosten über die Vertragslaufzeit abgeschrieben?

Die Kosten der Lizenz müssten aktiviert und über die Dauer des Lizenzvertrags abgeschrieben werden. Der jährliche Abschreibungsaufwand würde dem Anteil Ihrer Lizenz entsprechen, der von einem 12-Monats-Zeitraum abgedeckt wird. Wenn Sie beispielsweise am 1. Januar 2020 eine Zwei-Jahres-Lizenz erworben haben, würde Ihr Abschreibungsaufwand im Jahr 2020 50 % der kapitalisierten Kosten betragen (12 Monate Abschreibungszeitraum geteilt durch 24 Monate Lizenzzeitraum = 50 % Abschreibungsaufwand).

6. Wie berechnen Sie die Lizenzkosten und die Implementierungsgebühr? Sollten sowohl die Lizenz als auch der Servicevertrag aktiviert und über den gleichen Zeitraum abgeschrieben werden?

In den meisten Fällen sollten die Kosten für die Lizenzgebühr aktiviert und über ihre geschätzte Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Der Abschreibungszeitraum sollte jeden Zeitraum einschließen, der von einer Option abgedeckt wird, bei der der Kunde mit hinreichender Wahrscheinlichkeit verlängern wird. Implementierungskosten in der Phase der Anwendungsentwicklung sollten ebenfalls aktiviert werden.

7. Wenn ein Lizenzvertrag eine jährliche Verlängerung vorsieht, können Sie die Lizenzgebühr für ein ganzes Jahr aktivieren und die Kosten monatlich abschreiben?

Ja.

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